Die HR-Plattform für Betriebe mit Schichten

Dienstplan, Zeiten & Personal. Endlich in einem System.

EmployeeFy füllt deinen Dienstplan mit einem Klick – fair, begründet und nach Arbeitsrecht geprüft. Dazu Zeiterfassung, Urlaub, Qualifikationen und Rufbereitschaft – vom Wirtshaus bis zum Konzern.

Live-Demo testen Persönliche Demo anfragen
  • Eigene Installation
  • DSGVO-konform
  • AT · DE · CH
  • Web + App
EmployeeFy Wochenplan mit Schichten, Pflichtrollen, Rufbereitschaft und Aufgaben
EmployeeFy am Smartphone: persönliche Startseite
15
Schritte im Einrichtungs-Assistenten – geführt statt kompliziert
100 %
eigene Installation – deine Daten bleiben bei dir
~40 s
für den Import von 2.000 Personen aus bestehenden Listen
16000+
automatisierte Tests sichern jede neue Version ab

Passt in eure Landschaft – Export, Geräte und Betrieb

DATEV, BMD, Excel, CSV, PDF, iOS, Android, Kiosk-Tablet, Docker, Podman, Let's Encrypt, S3, SFTP, NAS

Kennst du das?

Schluss mit Excel, Zetteln und WhatsApp-Gruppen.

In vielen Betrieben steckt der Dienstplan in einer Tabelle, Urlaub auf Papier und Tauschwünsche im Gruppenchat. EmployeeFy bringt das alles an einen Ort – nachvollziehbar für alle.

  1. Sonntagabend den Dienstplan in Excel zusammenbasteln„Automatisch füllen“ – und die Woche steht in Sekunden, fair verteilt
  2. Ruhezeiten und Höchststunden im Kopf nachrechnenArbeitsrecht wird bei jeder Einteilung geprüft – mit Hinweis oder Sperre
  3. Schichttausch per WhatsApp, keiner weiß, was giltTausch und Übernahme in der App, bestätigt von der Leitung
  4. Urlaubsanträge auf Zetteln, Resturlaub in der SchubladeAntrag, Genehmigung, Vertretung und Konto – alles digital
  5. Abgelaufene Staplerscheine fallen erst bei der Kontrolle aufAblauf-Warnung 60 Tage vorher und Hinweis direkt im Dienstplan
  6. Stundenzettel abtippen für die LohnverrechnungStempeln per App oder Kiosk, freigeben, exportieren – fertig

Produkttour

So sieht Planung aus, wenn sie mitdenkt.

Echte Ansichten aus EmployeeFy – keine Grafiken, keine Versprechen. Klick dich durch.

Der Wochenplan: alles auf einem Bildschirm

Schichten, Personen, Soll-Stunden, Pflichtrollen und Rufbereitschaft – in einer Ansicht. Die Schritt-Leiste oben zeigt, was als Nächstes zu tun ist.

  • Besetzung je Schicht und Tag auf einen Blick
  • Soll-Stunden je Person als Balken
  • Aufgaben-Leiste mit allem, was noch offen ist
EmployeeFy Wochenplan mit Schichten, Pflichtrollen, Rufbereitschaft und Aufgaben

Den ganzen Monat im Griff

Alle Wochen nebeneinander, mit Stand je Kalenderwoche und Stunden im Monat je Person. Ein Klick auf einen Tag öffnet die Woche.

  • „voll besetzt · veröffentlicht“ je Woche
  • Monatsstunden gegen Soll für jede Person
  • Den ganzen Monat auf einmal veröffentlichen
EmployeeFy Monatsplan mit Wochenstatus und Stunden je Person

Prüfen, bevor die Woche rausgeht

Zwölf Themen werden vor dem Veröffentlichen geprüft – von Arbeitsrecht über Fairness bis zu Fahrgemeinschaften. Ein Klick zeigt wer, wann und warum.

  • „Muss gelöst werden“ und „Solltest du ansehen“ getrennt
  • Ring zeigt, wie viel schon erfüllt ist
  • Veröffentlichen direkt aus der Prüfung
EmployeeFy Planprüfung: 10 von 12 Themen erfüllt, mit Arbeitsrecht, Fairness und Wünschen

Personal an der richtigen Stelle

Über alle Bereiche und bis zu 13 Wochen: Wo fehlt Personal wirklich, wo ist es nur falsch verteilt? Mit konkreten Lösungen statt Bauchgefühl.

  • Zu wenig, falsch verteilt, zu viel – klar getrennt
  • Lösungsvorschläge mit Stunden und Vollzeit-Äquivalent
  • Grundlage für Einstellung und Umverteilung
EmployeeFy Besetzungsübersicht aller Bereiche mit Lösungsvorschlägen

Wer ist erreichbar, wer ist im Haus?

Rufbereitschaft und Pflichtrollen wie Brandschutz und Erste Hilfe für jeden Tag – mit Warnung, sobald jemand fehlt.

  • Rufbereitschaft mit Anruf-Knopf
  • Lücken mit genauer Uhrzeit
  • Für jeden Tag vor- und rückwärts abrufbar
EmployeeFy Ansprechpartner: Rufbereitschaft und Pflichtrollen im Haus auf einen Blick

Der Start in den Tag

Jede Person sieht beim Anmelden, was sie betrifft – in ganzen Sätzen statt Tabellen. Das Dringendste zuerst.

  • „4 Dinge brauchen deinen Blick – der Rest läuft.“
  • Schnellaktionen: Abwesenheit, Wunsch, Dokument, Nachweis
  • Anpassbar je Rolle und Person
EmployeeFy Dashboard mit persönlichen Aufgaben und Hinweisen

Alles in einer Plattform

Ein System für alles, was Personal betrifft.

Alle Module greifen auf dieselben Daten zu: Wer Urlaub hat, wird nicht eingeplant. Wer keinen gültigen Schein hat, bekommt einen Hinweis. Wer eingestempelt ist, zählt als anwesend.

Zeiterfassung

Ein Knopf zum Einstempeln. Jede Minute am richtigen Konto.

Mitarbeitende wählen, wo sie arbeiten, und stempeln mit einem Klick – im Browser, in der App oder am Kiosk-Tablet. Die Woche zeigt jeden Tag als Zeitleiste mit Pausen, Status und Saldo.

  • „Was und wo?“ – vor Ort, Home-Office oder unterwegs, je Bereich erlaubt
  • Zeitleiste pro Tag mit Pausen und Soll-Fortschritt
  • Vergessenes Ausstempeln wird erkannt und lässt sich korrigieren
  • Tage einreichen – Status „eingereicht“ und „freigegeben“ immer sichtbar
EmployeeFy Meine Zeiten: Wochenübersicht mit Zeitleiste, Status und Saldo
EmployeeFy Stempeluhr mit Ortswahl Vor Ort oder Home-Office
Freigaben

Alles, was eine Entscheidung braucht – an einem Ort.

Urlaub, Schichttausch, Einschränkungen, Nachweise, Schulungen und Arbeitszeit landen in einer Liste. Jeder Antrag zeigt, worum es geht, und wer danach noch entscheidet.

  • Sechs Arten von Anträgen, eine Liste mit Zähler
  • Arbeitszeit zweistufig: erst die Führung, dann HR
  • Freigeben, zurückgeben oder ansehen – direkt aus der Karte
  • Vertretung und Eskalation, wenn die Leitung abwesend ist
EmployeeFy Freigaben: eingereichte Arbeitszeit mit Hinweis auf die zweite Freigabe durch HR
EmployeeFy Freigabe eines Wunschfrei-Antrags mit Besetzungscheck „Geht sich aus – genug Leute frei“
Urlaub & Abwesenheit

Wer fehlt, wer kommt wieder – und geht sich das aus?

Urlaub, Krankenstand, Schulung, Wunschfrei und Home-Office in einem Kalender. Schon beim Antrag prüft EmployeeFy, ob die Besetzung hält – die Leitung entscheidet mit allen Fakten auf einen Blick.

  • Team-Kalender nach Monat, Woche oder Tag – mit Feiertagen je Region
  • Besetzungscheck beim Antrag: „4 Plätze offen, 5 andere frei“
  • Offene Krankmeldungen und fehlende Nachweise automatisch gesammelt
  • Urlaubskonto mit Übertrag, Verfall und anteiligem Anspruch
  • Sperrzeiten und Betriebsurlaub für Firma, Standort oder Bereich
EmployeeFy Urlaubsübersicht für Leitungen: wer fehlt, offene Krankmeldungen, Anwesenheit heute
EmployeeFy Team-Kalender mit Krankenstand, Urlaub, Schulung und Wunschfrei
Lohnexport

Vom Stempel zur Lohnverrechnung – ohne Abtippen.

Abgeschlossene Monate gehen direkt an euer Lohnprogramm. Einmal festlegen, welche Lohnart zu welcher Zeitart gehört – fertig.

  • DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, BMD oder CSV/Excel
  • Zeitarten wie Nacht, Sonntag, Feiertag und Überstunden getrennt
  • Monatsabschluss mit Sperre – nachträglich ändert niemand still etwas
  • Stundenzettel als PDF zum Unterschreiben
EmployeeFy Lohnexport mit Auswahl CSV/Excel, DATEV und BMD
Mitarbeiter & Organigramm

Wer arbeitet wo, wer leitet, wer vertritt?

Die Personalverwaltung kennt Einheit, Stelle, Vertrag und Eintritt jeder Person. Das Organigramm entsteht daraus von selbst – mit Verantwortlichen, Stellvertretung und Teams.

  • Filter für unvollständige Daten und Personen ohne Zugang
  • Personalnummern automatisch je Firma
  • Verträge, Arbeitszeitmodelle und Qualifikationen an der Person
  • Dokumente je Person – verschlüsselt und nach Rechten getrennt
EmployeeFy Organigramm mit Verantwortlichen, Stellvertretung und Teams
EmployeeFy Mitarbeiterliste mit Einheit, Stelle, Vertrag und Status

Außerdem dabei

Qualifikationen & Schulungen

Wer hat was, bis wann? Ablauf-Warnungen, Pflichtschulungen, Termine mit Warteliste und Kostenfreigabe in beliebig vielen Stufen.

Rufbereitschaft & Pflichtrollen

Rad, Tausch und Bereitschaftsbuch. Dazu die Antwort auf: Sind gerade genug Ersthelfer und Brandschutzwarte im Haus?

Mitarbeiter & Dokumente

Personalakte, Verträge, Arbeitszeitmodelle, Dokumente und Organigramm – verschlüsselt gespeichert und sauber nach Rechten getrennt.

Dashboard

Jede Frage in einem Satz beantwortet: Wer ist heute da? Was wartet auf mich? Wo fehlt jemand? Details auf Klick.

Mobile App für dein Team

Eine App für alle: stempeln, den eigenen Plan sehen, Zeitkonto im Blick – hell oder dunkel. Verbindung mit eurem Server per QR-Code. Der Start in den App-Stores ist in Vorbereitung.

  • iOS
  • Android
  • Stempeln
  • Mein Dienstplan

Dienstplan

Ein Klick füllt die Woche. Du behältst das letzte Wort.

Vier Schritte von der leeren Woche zum veröffentlichten Plan. Jeder Vorschlag sagt, warum er so ist – und jede Entscheidung lässt sich überstimmen.

  1. 1

    Woche anlegen

    Aus Schichtmustern, Vorlagen und Bedarf je Stelle entsteht die Woche. Betriebsurlaub und Feiertage sind schon drin.

  2. 2

    Automatisch füllen

    Eingeteilt wird nur, wer ohne Hinweis passt – sortiert nach Schichtrad, offenen Stunden, Qualifikation, Wünschen und Fairness. Wähle den Schwerpunkt: ausgewogen, Soll-Stunden, Wünsche oder faire Nächte.

  3. 3

    Prüfen & lösen

    Jede Lücke sagt, warum sie offen ist („niemand frei: abwesend 4 · Ruhezeit 1“) – mit Ein-Klick-Lösung. Deine Handeinteilungen bleiben unangetastet.

  4. 4

    Veröffentlichen

    Dein Team bekommt den Plan in die App. Änderungen danach sind markiert, Tausch und Übernahme laufen über dieselben Regeln.

  • Schichten über Mitternacht
  • Geteilte Dienste
  • 24-Stunden-Dienste
  • Teileinsätze
  • Springer aus Nachbarbereichen
  • Fahrgemeinschaften
  • Krankmeldung mit Ersatzvorschlag
  • Plan für Leute ohne Handy drucken

Für jede Rolle

Jede Person sieht genau das, was sie braucht.

Ein System, vier Blickwinkel – und Rechte, die sauber trennen, wer was sehen und ändern darf.

Geschäftsführung

Überblick und Rechtssicherheit

  • Besetzung aller Bereiche über Wochen
  • Arbeitsrecht bei jeder Einteilung geprüft
  • Daten auf eigener Installation
HR & Lohnverrechnung

Weniger Zettel, saubere Daten

  • Urlaub, Zeitausgleich und Verfall automatisch
  • Zweite Freigabe der Stunden, dann Export
  • Zertifikate und Pflichtschulungen im Blick
Teamleitung

Die Woche in Minuten statt Stunden

  • Automatisch füllen mit Begründung
  • Krank, Tausch, Wunschfrei an einem Ort
  • Nur die eigenen Leute – sauber getrennt
Mitarbeitende

Alles am Handy

  • Eigener Plan, Zeitkonto und Urlaub
  • Stempeln per App oder Kiosk
  • Wünsche und Tausch ohne Gruppenchat

Arbeitsrecht eingebaut

Rechtssicher planen, ohne Paragrafen zu wälzen.

Ruhezeit, Höchststunden, Durchrechnung, Wochenruhe, Nachtarbeit und Jugendschutz werden bei jeder Einteilung geprüft – auch bei Tausch und Übernahme. Du legst je Regel fest, wie streng sie ist.

  • AusRegel wird nicht geprüft.
  • HinweisDie Planung sieht ein gelbes Band und darf mit Begründung überstimmen.
  • SperreDie Einteilung wird abgelehnt – sicher ist sicher.

ATDECHEULändervorschläge per Klick – je Firma, Standort oder Bereich anpassbar.

Zeiterfassung

Stempeln, freigeben, abrechnen. Ohne Stundenzettel.

Ob am Handy, am Kiosk-Tablet beim Eingang oder im Home-Office: Jede Minute landet am richtigen Konto. Die Leitung gibt frei, HR bestätigt, der Export geht an die Lohnverrechnung.

  • Stempeln per App oder Kiosk mit PIN – auch offline, wird nachgereicht
  • Home-Office und Unterwegs je Bereich erlaubt, mit Hinweis oder ausgeblendet
  • Live-Tafel „Gerade da“ – ohne den Grund einer Abwesenheit zu zeigen
  • Zweistufige Freigabe: erst die Leitung, dann HR
  • Monatsabschluss mit Sperre und Stundenzettel als PDF zum Unterschreiben
  • Export für DATEV, BMD, CSV und Excel

Einzigartig

Wer ist heute zuständig? Die Antwort steht schon da.

EmployeeFy prüft jede Viertelstunde, ob genug Ersthelfer und Brandschutzwarte im Haus sind – über alle Schichten und Bereiche. Fehlt jemand, sagt es dir, wer einspringen könnte.

  • Pflichtrollen wie Ersthelfer: fest („immer 1“) oder wachsend („+1 je 20 Anwesende“)
  • Rufbereitschaft als Rad: plant Wochen voraus, überspringt Kranke und Urlauber
  • Tag oder ganzen Turnus tauschen – direkt in der App, mit Freigabe
  • Bereitschaftsbuch: Einsätze mit Lösung und Screenshots, Auswertung je Person

Der Unterschied

Warum nicht einfach Excel – oder ein weiteres Tool?

Weil Dienstplan, Zeiten, Qualifikationen und Arbeitsrecht zusammengehören. Erst wenn alles dieselben Daten liest, prüft das System, was wirklich zählt.

Excel & Papier Einzelne Insellösungen EmployeeFy
Dienstplan automatisch füllen – mit BegründungNeinTeilweiseJa
Arbeitsrecht bei jeder Einteilung prüfenNeinTeilweiseJa
Qualifikationen direkt im Plan geprüftNeinNeinJa
Pflichtrollen je Viertelstunde (Ersthelfer, Brandschutz)NeinNeinJa
Zeiterfassung, Urlaub & Plan in einem SystemVon HandTeilweiseJa
Eigene Installation statt geteilter CloudNeinSeltenJa
App für alle MitarbeitendenNeinTeilweiseJa

Schnell startklar

In Stunden eingerichtet – nicht in Wochen.

Kein Beratungsprojekt, keine leeren Masken. Ein Assistent fragt deinen Betrieb ab, schlägt passende Werte vor – und erst wenn du bestätigst, wird angelegt.

Einrichtungs-Assistent

15 Schritte, jeder mit Vorschlag

Struktur zeichnen wie auf Papier, mit Live-Organigramm daneben. Fast immer ist „Weiter“ die richtige Antwort – alles lässt sich später ändern.

  1. Länder & Sprachen
  2. Firma & Struktur
  3. Verträge & Arbeitszeit
  4. Öffnungszeiten
  5. Qualifikationen
  6. Anbieter
  7. Schulungen
  8. Stellen
  9. Schichten & Bedarf
  10. Urlaub & Abwesenheit
  11. Rollen
  12. Mitarbeiter
  13. Zuständigkeiten
  14. Betriebsregeln
  15. Zeiterfassung
Schnellstart per Datei

Bestehende Listen einfach hochladen

Excel, CSV oder Lohnexporte aus anderen Programmen – auch mehrere Dateien. Personen werden zusammengeführt, Schreibweisen vereinheitlicht, Fehler je Zeile angezeigt. Ein Import lässt sich sauber zurücknehmen.

Mit passenden Vorschlägen für deine Branche – und für jeden anderen Betrieb:

  • Gastronomie
  • Hotel
  • Handel
  • Logistik
  • Produktion
  • Pflege & Klinik
  • Handwerk & Bau
  • Reinigung & Facility
  • Sicherheitsdienst
  • Kinderbetreuung
  • Freizeit, Sport & Event
  • Praxis & Apotheke
  • Bäckerei & Lebensmittel

Struktur & Rechte

Vom Familienbetrieb bis zum Konzern.

Firma, Standort, Bereich, Abteilung: Jede Einstellung wird nach unten vererbt. Eine Einheit setzt nur dort einen eigenen Wert, wo sie wirklich abweicht.

  • Konzerne mit Tochterfirmen: Kataloge wie Qualifikationen und Stellen werden geteilt
  • Rollen legen fest, was jemand darf – Zuständigkeiten, wo
  • Teamleitungen sehen und planen nur ihre eigenen Leute
  • Anträge gehen automatisch an die richtige Leitung – mit Vertretung und Eskalation

Sicherheit & Betrieb

Deine Daten. Dein Server.

Kein geteiltes SaaS, in dem alle Kunden in einer Datenbank liegen: Jeder Betrieb bekommt seine eigene Installation – im Rechenzentrum oder bei dir im Haus.

Eigene Installation

Je Kunde ein eigener Server – auf Wunsch in einem Rechenzentrum in der EU oder auf eurer eigenen Hardware im Intranet.

Verschlüsselt

Sensible Felder und jede hochgeladene Datei werden verschlüsselt gespeichert. Zwei-Faktor-Anmeldung kann verpflichtend werden.

Backups mit Wiederherstellungstest

Verschlüsselte Sicherung jede Nacht, außer Haus abgelegt – und jede Woche ein automatischer Test, ob sich alles wiederherstellen lässt.

Updates ohne Risiko

Vor jedem Update wird gesichert. Startet das System danach nicht sauber, rollt es sich automatisch zurück.

DSGVO eingebaut

Auskunft, Anonymisierung und Aufbewahrungsfristen auf Knopfdruck. Standardmäßig kein GPS und keine Leistungsbewertung aus Stempelzeiten.

Deutsch & Englisch

Oberfläche, E-Mails und App in zwei Sprachen. Datum und Zahlen erscheinen so, wie jede Person es eingestellt hat.

Was als Nächstes kommt

EmployeeFy wächst weiter – mit deinem Betrieb.

Als Nächstes kommt das Gebäudemanagement. Es nutzt dieselben Personen, Qualifikationen und Dienstpläne – ohne zweites System.

Als Nächstes

Gebäude, Anlagen & Prüfungen

Vom Feuerlöscher bis zum Stapler: Jedes Gerät mit Akte, jede Prüfung mit Frist, jeder Mangel mit Auftrag – und alles verbunden mit den Menschen, die damit arbeiten.

  1. 01
    Gebäude & Geräte-Akte

    Gebäude, Stockwerke und Räume, Anlagen mit Zustand und Wichtigkeit. QR-Code scannen, Akte öffnen – Prüfungen, Reparaturen, Dokumente. Ausgabe von Notebook, Schlüssel und Schutzausrüstung inklusive Rückgabeliste.

  2. 02
    Prüfen & Warten

    Prüfpläne nach Zeit, Betriebsstunden oder Kilometern, Begehungen Raum für Raum mit Foto, digitales Brandschutzbuch und Schadensmeldung per QR vom Handy.

  3. 03
    Externe Techniker & Unterschrift

    Befristeter Zugang für Fremdfirmen, digitale Unterschrift, Prüfprotokoll als PDF – und die App funktioniert auch offline im Keller.

  4. 04
    Buchen & Ausleihen

    Poolautos, Räume und Werkzeug buchen, Führerscheinkontrolle als Nachweis und Fahrtenbuch.

  5. 05
    Kosten & Lebenszyklus

    Investitionsplan über bis zu 10 Jahre, „reparieren oder ersetzen?“, Zählerstände, Kostenverteilung und Nachbestellung über die vorhandene Kostenfreigabe.

Was es so noch nicht gibt: Gerät, Prüfung und Dienstplan in einem System. Ein Stapler verlangt den Staplerschein – und EmployeeFy weiß, wer heute einen gültigen hat.

Bald

App in den Stores

Die EmployeeFy-App für iOS und Android – kostenlos für alle Mitarbeitenden, inklusive Anträge und Freigaben unterwegs.

Bald

Kiosk-App & Push

Eine eigene Tablet-App fürs Stempeln am Eingang und Push-Mitteilungen bei neuen Plänen, Tauschanfragen und Freigaben.

Geplant

Unterweisungen

Sicherheitsunterweisungen mehrsprachig ausrollen und per Unterschrift bestätigen lassen – auch am Kiosk.

Häufige Fragen

Kurz beantwortet.

Für welche Betriebe ist EmployeeFy gedacht?

Für alle, die Personal einteilen: Gastronomie, Hotel, Handel, Logistik, Produktion, Pflege und viele mehr – vom Betrieb mit zehn Leuten bis zum Konzern mit mehreren Firmen und Standorten. Wer keinen Dienstplan braucht, nutzt einfach Urlaub, Zeiterfassung und Personalverwaltung.

Wo liegen unsere Daten?

Auf eurer eigenen Installation – nicht in einer gemeinsamen Datenbank mit anderen Kunden. Wahlweise in einem Rechenzentrum in der EU oder auf einem Server bei euch im Haus. Sensible Daten und Dateien sind verschlüsselt, Backups laufen jede Nacht.

Entscheidet eine KI über unseren Dienstplan?

Nein. Die Vorschläge folgen nachvollziehbaren Regeln: Arbeitsrecht, Soll-Stunden, Qualifikationen, Wünsche und Fairness. Jeder Vorschlag nennt seinen Grund, und die Planung kann jede Entscheidung überstimmen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Der Assistent führt in 15 Schritten durch Struktur, Verträge, Schichten, Urlaub und Rechte – jeweils mit Vorschlägen für eure Branche. Mitarbeitende kommen per Datei: 2.000 Personen sind in rund 40 Sekunden importiert.

Was ist mit Leuten ohne Smartphone oder E-Mail?

Sie werden genauso geplant wie alle anderen. Ihr Plan lässt sich ausdrucken, und gestempelt wird am Kiosk-Tablet mit Personalnummer und PIN.

Was kostet EmployeeFy?

Das hängt davon ab, wie viele Mitarbeitende ihr habt und wo EmployeeFy laufen soll. Schreib uns kurz – du bekommst ein klares Angebot ohne versteckte Kosten.

Bereit für den Dienstplan, der sich (fast) selbst schreibt?

Teste EmployeeFy in der Live-Demo oder lass uns gemeinsam durch euren Betrieb gehen. Wir zeigen dir in 30 Minuten, wie euer Plan aussehen kann.

Live-Demo testen Persönliche Demo anfragen

Entwickelt in Österreich von Red Onion Studios · persönlicher Ansprechpartner statt Hotline